近年、ビジネスシーンにおいては、マルチタスクが必要不可欠なスキルとされています。
一方で、マルチタスクは非効率であるという指摘もあります。
効率的に仕事を進めるための仕事術について考えてみたいと思います。
まず、マルチタスクが非効率であるという指摘は、一定の根拠があります。
マルチタスクを行っていると、脳が複数のタスクを同時に処理しようとするため、
タスクの切り替えに時間がかかってしまい、効率が低下してしまうことがあります。
また、複数のタスクを同時に行うことで、精神的なストレスが増加するため、
集中力が低下してしまうこともあります。
しかし、現代のビジネスにおいては、複数の仕事を同時にこなすことが
求められる場合が多くあります。そのため、マルチタスクを完全に否定するわけにはいきません。
では、どのようにマルチタスクを行えば、効率的に仕事を進めることができるのでしょうか。
まず、仕事を優先順位に従って分類し、タスクを明確にすることが重要です。
タスクが明確になれば、仕事を効率的に進めることができます。
また、一つのタスクに対して集中して取り組むことも大切です。
タスクを一つずつこなしていくことで、タスクの切り替えに伴うストレスを
軽減することができます。
さらに、仕事の進捗状況を管理することも大切です。
スケジュール管理ツールを使って、仕事の進捗状況を把握し、
タスクの優先順位を再調整することで、効率的に仕事を進めることができます。
また、仕事の分野によっては、タスクを分担することも効果的です。
タスクの分担により、各人が得意な分野に集中し、効率的に仕事を進めることができます。
また、効率的に仕事を進めるためには、非効率な作業をできるだけ減らすことも重要です。
例えば、同じ作業を何度も繰り返すのは非効率的です。
そのため、作業内容を整理して自動化できる部分は自動化し、効率化を図ることが必要です。
また、作業を進める上で、優先順位を決めて作業を進めることも大切です。
優先度の高いタスクから着手し、効率的に作業を進めることで、
無駄な時間や労力を削減することができます。
一方、マルチタスクに陥ってしまうと、集中力が散漫になり、
仕事の効率が悪くなることがあります。
マルチタスクを続けているうちに、タスクが増えて時間的な制約が生じたり、
混乱してしまったりすることも少なくありません。
私もよく混乱します。。。わーーーってなります。苦笑
そこで、マルチタスクを避け、効率的な仕事術を身につけることが重要です。
以下に、具体的な方法を６つ紹介します。
1.タスクを優先度に従って整理する
まずは、やるべきことを整理し、優先度に従って順番に片づけていくことが重要です。
重要度と緊急度に従ってタスクを分類し、優先順位をつけましょう。
また、優先順位が同じタスクが複数ある場合は、できるだけ早い段階で片づけるように
しましょう。
2.タスクに集中する
タスクに集中するために、まずはタスクを明確にしておくことが重要です。
やるべきことをできるだけ具体的に書き出し、タスクがどの程度完了したかを確認することで、
作業がスムーズに進むようになります。
また、集中するためには、仕事中にはメールやSNSなどの通知をオフにし、
集中する時間帯を決めて取り組むようにしましょう。
周りの人にもその時間帯は集中していると伝え、妨げられないようにするのも有効です。
3.適度に休憩をとること
集中力を維持するためには、定期的に休憩をとることも大切です。
長時間一気に作業すると、疲れがたまって集中力が散漫になりやすくなります。
そのため、１時間につき10分程度の休憩を取りましょう。
休憩中は、水分補給やストレッチなどを行い、リフレッシュしましょう。
また、長時間のデスクワークには、運動を取り入れることもおすすめです。
運動によって血行が良くなり、脳にも酸素が十分に供給されるため、
集中力が増します。運動は、ストレス発散にも効果があります。
運動不足が気になる場合は、ウォーキングやストレッチなど、簡単な運動から
始めると良いでしょう。
4.時間管理をする
基本的なことですが効率的な仕事をするためには、時間管理が重要です。
やるべきことを決めて、タイムスケジュールを作成しましょう。
時間に追われることなく、予定通りに進めることができます。
仮に予定通り、終わらなくても次の仕事に移ることによってリフレッシュ効果を得られます。
残ってしまった仕事は、その仕事が終わってからリスケジュールしましょう。
5.非効率なタスクは外部に委託することも検討する
マルチタスクを行う上で、非効率なタスクはできるだけ外部に委託することも検討しましょう。
例えば、経理処理や人事関連の業務は、外部の専門家に委託することができます。
また、オンライン上でのアウトソーシングサービスを利用することで、
業務の効率化にもつながります。
ただし、委託先を選ぶ際には注意が必要です。信頼できる委託先を選ぶために、
事前にリサーチをして評判や口コミを確認することが大切です。
また、契約内容や費用についても事前に詳しく調べることをおすすめします。
6.マルチタスクに必要な道具やツールを揃えること
マルチタスクを行う上で、適切な道具やツールを揃えることも大切です。
例えば、複数の業務を同時に行う場合には、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールを
使うことがおすすめです。また、情報共有やコミュニケーションのためのツールも重要です。
例えば、社内でのコミュニケーションには、メールやチャットツール、
ビデオ会議ツールなどがあります。これらのツールをうまく活用することで、
リアルタイムでのやり取りや情報共有がスムーズに行えます。
また、スマートフォンやタブレット、ノートパソコンなど、携帯性が高くどこでも
使えるツールもあるため、外出先や出張先でも業務をこなすことができます。
ただし、道具やツールを導入する前に、自分が本当に必要とするものかどうか、
しっかりと見極める必要があります。必要のないものを導入してしまうと、
かえって作業効率を下げてしまうこともあります。また、導入後も使い方が不十分だと、
本来得られるはずの効果を得られなかったり、逆に負担が増えてしまうこともあります。
そのため、道具やツールの使い方については、十分に学習し、マスターすることが大切です。
さらに、家庭内での家事分担もマルチタスクを行う上で欠かせない要素です。
これがマルチタスクの真の使い方かもしれません。
共働きの場合、夫婦で家事を分担することで、両者の負担を軽減することができます。
例えば、洗濯や掃除などを担当する家族を決めて、それぞれが自分の担当する家事に
集中することで、効率的に家事をこなすことができます。
また、子育てにおいても、夫婦で協力し合い、子供の世話や家事を分担することで、
両者の負担を減らすことができます。
マルチタスクのスキルは家庭でも養うことができ、活用することにつながります。
以上のように、マルチタスクを行うサラリーマンにとって、
効率的な仕事術や健康的な生活習慣、家庭内での評価の上げ方（一番大切ですね）
を説明させていただきました。
これらの取り組みを行うことで、マルチタスクの負荷やストレスの軽減にお役に立てば幸いです。
まずは、やれることからやってみましょう！
