近年、ビジネスシーンにおいては「同時に複数の業務をこなせる人材＝優秀」と
される風潮が強くあります。
私自身も若い頃は「電話を取りながらメールを書き、同時に資料をチェックする」ような
マルチタスクをしていました。
しかし、実際には効率が悪く、結果的に残業が増えてしまうことが多かったのです。
研究でも、マルチタスクは脳に負荷をかけ、切り替えコストが発生して集中力を
下げることが明らかになっています。
それでも現代の働き方では複数の仕事を並行して進めざるを得ない場面があります。
だからこそ、工夫次第で効率を保つ仕事術が必要です。
ここでは、私の体験も交えながら「効率的な仕事術6選」をご紹介します。
1. タスクを優先度に従って整理する
最初にすべきは「やることを見える化すること」です。
私は毎朝、付箋やタスク管理アプリに「今日必ずやること」を3つだけ書き出す習慣をつけました。
それを基準に重要度・緊急度を整理します。
例えば、顧客への納品確認（重要かつ緊急）は最優先。
次に、翌週のプレゼン資料作成（重要だが緊急ではない）。
最後に、社内の報告書（緊急だけど重要度は低い）。
このように整理するだけで混乱が減り、精神的にも余裕が生まれました。
特に私の失敗談として、全てを「同じレベルで急ぎ」と思い込んでしまった時期があります。
その結果、残業で体力を削り、結局翌日のパフォーマンスも落ちるという悪循環でした。
優先順位を明確にすることは、効率化だけでなく心身の健康にもつながるのです。
2. タスクに集中する
私は一時期、パソコン画面に通知がひっきりなしに出て、集中できない日々を送っていました。
メールやチャットに即レスしようとするあまり、本来の作業が全く進まなかったのです。
そこで取り入れたのが「集中タイム」です。
午前10時から12時は通知をオフにし、深く集中したい仕事に没頭します。
周囲にも「この時間は集中しているので、急ぎでなければ後でお願いします」と伝えました。
最初は勇気がいりましたが、周りも理解してくれるようになり、仕事の質が大きく向上しました。
集中するための工夫は人それぞれです。
イヤホンで環境音を流す、机の上を片づける、短いスプリント時間で区切るなど、
自分に合った方法を見つけてみましょう。
3. 適度に休憩をとること
「休憩＝サボり」と思っていた私は、ひたすらデスクにかじりついて作業するタイプでした。
ところが、夕方には集中力が途切れ、同じ作業に2倍の時間をかけてしまうこともしばしば。
そこで導入したのが「ポモドーロ・テクニック」です。25分集中＋5分休憩を1セットとし、
4セットごとに長めの休憩を取る。これを実践するだけで、疲れが溜まりにくくなりました。
また、昼休みには必ず外に出て10分でも散歩をしています。体を動かすと血流が良くなり、
午後の集中力が段違いに上がります。健康管理と仕事効率は切っても切れない関係だと
痛感しました。
4. 時間管理をする
時間を区切ることは効率化の基本です。
私は以前、1日のスケジュールを「大まかに」しか決めていなかったため、
つい会議や雑務に流され、重要な仕事が後回しになっていました。
そこでGoogleカレンダーを使い、「この1時間は資料作成」「次の30分は電話対応」と
ブロックを作りました。
すると、タスクごとにメリハリがつき、仕事が予定通り進むようになりました。
ポイントは「予定通りに終わらなくても気にしない」ことです。時間が来たら一旦切り上げ、
次の仕事に移る。残った分はリスケすればよいのです。
この切り替えができるようになってから、仕事に追われる感覚が減りました。
5. 非効率なタスクは外部に委託する
全てを自分で抱え込むのは非効率です。
私は以前、経費精算や資料フォーマットの作成に何時間もかけていました。
しかし外部サービスを活用したり、チームで分担したりすることで、大幅に時間を削減できました。
例えば、会計処理はクラウド会計ソフトに任せる、リサーチは外部ライターに依頼するなど。
「人に任せる」ことに罪悪感を持っていましたが、自分の強みを活かす時間を確保することこそ、
会社や顧客に貢献することだと気づきました。
もちろん委託にはコストもかかります。
信頼できる相手を選び、契約や情報管理をきちんと確認することが大切です。
6. マルチタスクに必要なツールを揃える
道具の力を借りるのも効率化の近道です。
私はタスク管理に「Trello」、チームの情報共有に「Slack」、
オンライン会議に「Zoom」を使っています。
導入前はメールの山に埋もれていましたが、今ではやり取りが格段にスムーズになりました。
ただし、ツールは「増やせば良い」わけではありません。
以前、使いこなせないアプリをいくつも入れて、逆に混乱した経験があります。
本当に必要なものを厳選し、しっかり使いこなすことが大切です。
あとは、自分に使いやすいツールというのも大切ですので、探してみてください。
家庭でも工夫できます。私の場合、家事を家族と分担し「洗濯は自分、夕飯の片付けは妻」と
いうように役割を決めました。
これも一種のタスク分担であり、生活全体の効率化につながります。
まとめ
マルチタスクは効率的に見えて、実は脳や体に負担をかけ、成果を下げることがあります。
私も過去には「やっているつもり」で空回りし、疲労ばかり残った経験がありました。
しかし、優先順位を整理し、集中時間を確保し、適度な休憩をとり、
時間管理を徹底し、外部に任せられる仕事は委託し、必要なツールを使う。
この6つを実践することで、仕事の質と生活の質が大きく変わります。
まずは一度に全部やろうとせず、自分に合う方法から試してみてください。
小さな工夫でも積み重ねれば、確実に成果は変わります。
効率的な仕事術を身につけて、心にも時間にも余裕のある働き方を実現していきましょう。
